O que é Organograma e para que serve?

Uma dúvida que sempre permeia nos RHs e reuniões de gestores das empresas é como organizar as pessoas que trabalham lá. Quem responde pra quem? Quais as áreas e responsabilidades? Quem eu devo procurar para pedir reembolso de despesa?

Organograma pretende responder muitas dúvidas das pessoas, mas outras tantas surgem quando pensamos em elaborá-lo. Então, vamos tirar algumas delas aqui:

O que é um Organograma?

Para que serve um Organograma?

O que compõe um Organograma?

Como montar um Organograma?

O que é um Organograma?

Pensando em uma definição conceitual, Organograma nada mais é do que um gráfico que representa como as pessoas estão organizadas e distribuídas por setor, cargo e chefia. Pode parecer simples, mas faz uma baita diferença ter um Organograma sempre atualizado para que os líderes, colaboradores, RH e as pessoas contratadas possam ter um mapa das pessoas, cargos e áreas. Facilita a comunicação e processos de decisão envolvendo os profissionais contratados.

Para que serve um Organograma?

É mais fácil responder essa pergunta pensando quando não se tem um Organograma. Imagine uma pessoa entrando na empresa. Ela precisa saber: qual é o setor que ela trabalha, para quem ela responde, quem trabalha na mesma equipe que ela e quem ela deve procurar em qualquer demanda interna que tiver, como pagamentos, problemas de RH, compras de materiais, entre outras. Pois bem, sem um Organograma, essa pessoa vai passar um mês, pelo menos, perguntando pra todo mundo quem cuida de tal coisa que ela está precisando, e onde fica tal pessoa. Ter um Organograma que as pessoas possam conhecer no momento que entra na empresa já é uma grande justificativa. Mas não para por aí.

Reuniões entre líderes e gestores costumam se basear em demandas e divisão de responsabilidades. E adivinha qual material facilita para desenrolar discussões estratégicas da empresa? Sim! Nosso saudoso Organograma! Elaboração de headcount, orçamentos de áreas, planejamento de tarefas e objetivos, tudo isso facilita o debate quando se tem uma ideia clara sobre o dimensionamento das equipes, quais cargos e competências a empresa possui na sua força de trabalho e quem são os responsáveis por cada setor para que as demandas sejam distribuídas.

O que compõe um Organograma?

Todo Organograma possui elementos que compõe a empresa e as linhas que demonstram a comunicação entre esses elementos. Sabendo que é formado por linhas e elementos, fica mais fácil entender que elementos e linhas são essas.

Podemos formar um Organograma com até três elementos: cargo, nome da pessoa ou setor que ela é responsável. Também é possível trazer mais informações no elemento, como nível hierárquico representado por cores, local de trabalho representado por formas geométricas... Mas, o básico do organograma, são os três: cargo, pessoa e setor.

Já as linhas de comunicação não conseguem variar tanto. Normalmente, usa-se a linha contínua para representar a conexão hierárquica e a linha tracejada para ligação funcional. A diferença, na prática, é que na conexão hierárquica mostra quem é o gestor ou gestora do cargo, pessoa ou departamento, enquanto a funcional mostra que há um reporte indireto para outro gestor ou gestora. Linha hierárquica é obrigatória, a funcional é usada de vez em quando. Também vale ressaltar que ter dois chefes é algo bem estranho, pra não dizer errado.

Como montar um Organograma?

Vamos para a melhor parte e a mais divertida. Desenhar um Organograma é bem fácil: só criar as caixinhas e colocar as linhas que conectam, elemento a elemento, do Presidente ao Auxiliar. Mas a parte divertida nem é essa. O que torna o organograma fascinante, é poder discutir sobre a estrutura da empresa com cada gestor e gestora. Quem são as pessoas que respondem a eles, quais são os cargos que elas ocupam e que nome dar ao departamento que elas fazem parte. Tudo isso cria uma identidade para a organização que será disseminada entre todos, fomentando a cultura e facilitando a comunicação entre áreas, profissionais, líderes, liderados e afins.

1- Comece com a relação de pessoas da empresa

Faça um levantamento de todas as pessoas que trabalham na empresa. Uma relação da folha de pagamento costuma dar conta do recado.

2- Separe as pessoas por áreas e departamentos

Caso já não exista essa classificação na relação que você tiver acesso, dê um nome para cada time e grupo de pessoas. Quem está no RH? Quem trabalha no Marketing? Cadê o pessoal do Financeiro? De repente, vai ter uma pessoa ou outra que não conseguiu identificar. Nesse caso, é perguntar para ela ou para alguém qual é o setor que ela trabalha.

3- Identifique a gestora ou gestor do departamento

Geralmente, classificando as pessoas por área já é possível identificar. Basta analisar quem possui cargo de chefia no grupo, como Supervisor, Coordenador ou Gerente.

4- Desenhe o Organograma e valide com a gestão do departamento

Agora, é a hora da lição de casa. Desenhar os elementos, conectá-los com as linhas de comunicação e deixar bonitão para apresentar. Feito isso, agende uma reunião com os gestores e gestoras que identificou para bater o martelo se as pessoas e cargos que montou correspondem com a realidade da área.

Depois, é só colocar naquela integração, compartilhar com todos os gestores a versão final e completa e partir pro abraço!

Quer saber mais como implantar um Organograma na sua empresa e conectá-lo a uma Trilha de Carreira e Descrições de Cargo? Procure nosso Plano de Cargos & Salários que explicaremos tudo detalhadamente pra você!